Şirket içi bilgi asistanı, bütün belgeleri yükleyip soru sormaktan ibaret değildir. Çalışanın hangi belgeyi görmeye yetkili olduğu, belgenin güncelliği ve yanıtın hangi bölüme dayandığı birlikte çözülmelidir. Yanlış prosedürü çok iyi açıklayan bir asistan, bilgiye erişimi iyileştirmiş olmaz.
Arama destekli bir yaklaşımda sistem önce ilgili içerikleri bulur, sonra bu içeriklere dayanarak cevap hazırlar. Bu yaklaşım genellikle RAG olarak anılır. Modelin her sorunun cevabını bildiğini varsaymak yerine, işletmenin onayladığı kaynakları cevap için temel almak amaçlanır.
Bilgi kaynağını düzenleyin
Başlangıç kapsamını tek bir iş alanıyla sınırlayın: örneğin teknik servis prosedürleri. Her belgenin sahibi, sürümü, geçerlilik tarihi ve hedef kullanıcı grubu olsun. Kullanımdan kaldırılmış kılavuzlar işaretlenmeli; aynı ürün için birden fazla fiyat listesi varsa geçerli olan açıkça belirlenmelidir.
Belge erişimi de arama sırasında uygulanmalıdır. Sonradan yanıttan bazı kelimeleri çıkarmak, yetkisiz belgenin kullanılmasını telafi etmez. İnsan kaynakları veya müşteri sözleşmeleri gibi farklı erişim alanlarını tek ve herkese açık havuzda birleştirmeyin.
Cevapla birlikte kontrol yolu sunun
İyi bir yanıt yalnızca sonuç söylemez; kaynak belgenin adını ve ilgili bölümünü de gösterir. Çalışan cevapta bir tutarsızlık görürse orijinale dönebilmelidir. Belgede bulunmayan bir bilgi için asistan boşluğu doldurmak yerine eksikliği belirtmelidir.
Temsili bir soru: “İade süresini kaçıran müşteriye ne yapabiliriz?” Kaynakta yalnızca standart süre yazıyorsa sistem istisna uydurmamalı. Mevcut kuralı aktarıp yetkili kişiye yönlendirmeli. Bu küçük örnek, şirket bilgisini kullanmakla şirket adına yeni politika üretmek arasındaki farkı gösterir.
Pilot için soru havuzu oluşturun
Sık sorulan soruların yanına cevabı olmayan, eski belgeye dayanan ve iki kaynağın çeliştiği örnekleri ekleyin. Kaynak doğruluğunu, yetki ihlalini ve işe yarayan cevap oranını ayrı değerlendirin. Arama yanlış belgeyi getiriyorsa yalnızca istemi uzatmak yeterli değildir; belge parçalama ve erişim tasarımı da incelenir.
Bir kişinin seçtiği belgelerle çalışması Bot kapsamında değerlendirilebilir. Ekip yetkileri, kurumsal arşiv bağlantısı ve sürekli güncelleme özel entegrasyon gerektirebilir. İletişime geçerken belge türlerini, kullanıcı gruplarını ve örnek soruları paylaşın; hassas belgelerin kendisini ilk mesajda göndermeyin.