Bir PDF'den metin çıkarmakla o metni güvenilir bir iş kaydına dönüştürmek farklı işlerdir. Belge otomasyonunda hedef, yalnızca özet üretmek değil; ihtiyaç duyulan alanları kaynaklarıyla birlikte hazırlamak ve belirsizliği görünür tutmaktır.
Belge türünden önce çıktıyı tanımlayın
Örneğin tedarikçi tekliflerinden ürün, miktar, para birimi, teslim koşulu ve geçerlilik tarihi çıkarılacaksa her alanın anlamını yazın. Teklif toplamına vergi dahil mi? Birim fiyat mı, paket fiyatı mı? Aynı kelime farklı belgelerde farklı şeyler anlatabilir.
İlk çıktı tablosuna kaynak sayfa ve alıntı bölümü ekleyin. Eksik alan boş veya “bulunamadı” kalmalıdır. Sistem düzgün bir tablo oluşturabilmek için belgede olmayan bir teslim tarihi üretmemelidir.
OCR hatasını model hatasından ayırın
Taranmış belgelerde 0 ile O, virgülle nokta veya satır kaymaları sorun yaratabilir. Önce metnin doğru çıkarılıp çıkarılmadığını kontrol edin. Yanlış okunan tutarı daha uzun bir istemle düzeltmeye çalışmak asıl sorunu gizler.
Temsili bir teklif karşılaştırmasında üç tedarikçi aynı ürünü farklı paket büyüklükleriyle sunabilir. Asistan karşılaştırma için gerekli alanları hazırlayabilir; birim eşitleme kuralı belirlenmeden en ucuz seçeneği ilan etmemelidir. Ticari karar, doğrulanmış karşılaştırmayı inceleyen kişide kalır.
Otomatik kayda geçmeden önce
Örnek havuzunda okunaklı dijital PDF, kötü tarama, çok sayfalı tablo ve eksik ek bulunsun. Alan doğruluğunu belge bazında değil, alan bazında da ölçün. On alanın dokuzu doğru olsa bile yanlış banka hesabı veya tutar kabul edilebilir olmayabilir.
Tek kişinin seçtiği belgelerle hazırlık işi Bot için değerlendirilebilir. Arşivden sürekli belge alma, OCR hizmeti veya muhasebe sistemine yazma özel entegrasyon kapsamındadır. İlk denemeyi anonim örneklerle yapın ve hangi alanların mutlaka insan tarafından kontrol edileceğini başlangıçta belirleyin.